Die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren enorm verändert. Teams werden immer globaler und arbeiten seltener im selben Raum oder Gebäude miteinander. Unternehmen brauchen deshalb einen neuen und vor allem digitalen Treffpunkt der Kommunikation. Johann Butting, Europachef von Slack, erklärt in seinem Gastbeitrag für HORIZONT Online, wie sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter auf das abstrakte Konzept "digitale Zusammenarbeit" vorbereiten und in konkrete Strategien übersetzen können.
Mit der Digitalisierung kommt es in vielen Bereichen des Arbeitslebens zu elementaren Veränderungen. So auch in der Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten. Immer seltener sitzen wir mit Kollegen Schreibtisch an Schreibtisch. Wir freunden uns mehr mit international verteilten und remote arbeitenden Teams an. Die Folge: Unternehmen brauchen einen neuen und vor allem digitalen Treffpunkt der Kommunikation und Kollaboration, an dem Zusammenarbeit genauso echt und leicht funktioniert, wie im realen Leben.
Doch wieso müssen sich Unternehmen diesen Veränderungen überhaupt anpassen? Kann man nicht weiterhin per Telefon und E-Mail kommunizieren? Nicht ganz - die Effizienz der internen Kommunikation nimmt direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens und ist somit ein elementarer Wettbewerbsvorteil. Hinzu kommt, dass sich die Bedürfnisse der Arbeitnehmer sehr stark verändert haben und sie nicht mehr an feste Arbeitsorte und -zeiten gebunden sein möchten.
Die Lösung? Eine flexible, anpassungsfähige und skalierbare Plattform zur internen Kommunikation. Durch diese sogenannten Collaboration Tools lassen sich einerseits die vor Ort anwesenden und die remote arbeitenden Teammitglieder wieder näher zusammenbringen. Andererseits wird die gesamte Kommunikation transparent und für jeden nachvollziehbar. Wie können sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter nun darauf vorbereiten das große, abstrakte Konzept "digitale Zusammenarbeit" in greifbare Maßnahmen und Strategien zu übersetzen?
5 Mindset-Shifts zur erfolgreichen Einführung der digitalen Zusammenarbeit
1.
Die Reise beginnt im Kopf
Jede positive Veränderung beginnt mit der richtigen Einstellung, denn nur so wird sie langfristig Erfolg bringen und von allen Teammitgliedern unterstützt. Damit dies geschieht, müssen alle auf derselben Seite stehen und gemeinsam als Team diese neue Art der Zusammenarbeit erkunden. Sprechen Sie offen über Wünsche und Ängste gegenüber Collaboration Tools und finden Sie gemeinsame Standards für eine erfolgreiche Nutzung. Denn: Es handelt sich hierbei nicht um eine weitere x-beliebige Chat-Software, sondern um einen die Arbeit erleichternden und Erfolg bringenden Treffpunkt für Kollaboration.
Erfolgreiche Teams benötigen mehr als die neuesten Tools, um herausragende Arbeit zu leisten
Johann Butting, Slack
2.
Eine Kultur der Zusammenarbeit
Erfolgreiche Teams benötigen mehr als die neuesten Tools, um herausragende Arbeit zu leisten - sie brauchen das richtige Umfeld, das einen einfachen und schnellen Austausch fordert und fördert. Die Kreation dieses Umfelds startet mit einer Veränderung in der Unternehmenskultur, in der Kollaboration als fester Erfolgsbestandteil verankert ist. Weg von einem "top down"-Ansatz, hin zu einem kulturellen Shift, der von allen unterstützt und vorangebracht wird. Der "Team first" Gedanke spielt hier eine elementare Rolle, denn gemeinsam als Team erreicht man so viel mehr, als es der Einzelne jemals könnte. Auch, weil sich daraus die Möglichkeit ergibt, Wissen zu teilen: Alles, was in einem Channel besprochen und Ideen und Erkenntnisse, die dort geteilt werden, stehen allen Mitlesern zur Verfügung.
3.
Vertrauen auch ohne Sichtbarkeit
Da Teams immer globaler werden und immer weniger im selben Raum oder Gebäude arbeiten, sind viele Manager besorgt über die mangelnde Transparenz zum Stand aktueller Projekte und Aufgaben. Hier braucht es nicht nur ein großes gegenseitiges Vertrauen, sondern auch eine jederzeit offene und ehrliche Kommunikation, um dennoch eine einwandfreie Zusammenarbeit sicherzustellen. Durch die Nutzung sogenannter Channels können Collaboration Tools einen Teil der "Sichtbarkeit" von Teammitgliedern wiederherstellen. Hier können Unterhaltungen themenspezifisch sortiert und jederzeit neue Mitglieder hinzugefügt oder entfernt werden. Alle sind dadurch immer auf dem aktuellsten Wissensstand und haben die Möglichkeit, auch zu einem späteren Zeitpunkt geteilte Informationen, Dokumente und Abläufe zu suchen und innerhalb weniger Sekunden zu finden. Ein Beispiel: Das Marketing-Team nutzt seinen #marketing-Channel, um über sinnvolle KPIs zu brainstormen, während sich das Sales-Team im #sales-Channel zum aktuellen Stand der Recherche über Pitch Decks austauscht.
4.
Know-how, ja! Aber transparent!
Fachwissen ist eine der elementarsten Ressourcen, die ein Unternehmen haben kann. Viel zu oft geht dieses allerdings mit dem Weggang von Mitarbeitern oder durch ineffektives Wissensmanagement verloren. Der einfache und schnelle Zugriff auf Informationen ist nicht nur ein weiterer Wettbewerbsvorteil, sondern sorgt auch für eine effiziente Arbeitsweise und lässt Raum für die wichtigeren Aufgaben. Das richtige Collaboration Tool kann als optimaler Wissensspeicher fungieren und unterstützt dabei, alle jemals ausgetauschten Nachrichten, Unterhaltungen und auch Dokumente durchsuchbar und dadurch jederzeit greif- und nutzbar zu machen. Dank verschiedenster Suchfilter sind Informationen in Sekundenschnelle auffindbar. Ein Beispiel: Die Suche nach dem Marketing-Report aus dem letzten Jahresmeeting. Stichwort: Report Jahresmeeting; Channel: #marketing-channel; gepostet von: Luise oder Lukas; Zeitraum: März 2019.
US-Start-up
Bürochat-App Slack auf dem Weg an die Börse
Der Bürokommunikations-Dienst Slack hat die Weichen für einen Börsengang gestellt. Slack machte von der Möglichkeit Gebrauch, den Antrag für eine Aktienplatzierung vertraulich einzureichen, weitere Details nannte die Firma aus San Francisco am Montag nicht. ...
5.
Persönliche Kommunikation - und das digital
Persönliche Kommunikation wird im Geschäftsleben immer ein essentieller Bestandteil sein. Doch mit dem Einzug von Tools zur digitalen Kommunikation gerät der persönliche Austausch ganz leicht in den Hintergrund und verliert an Bedeutung. Im ganzen Unternehmen muss ein Bewusstsein über die Wichtigkeit von Face-to-face Kommunikation herrschen, auch wenn man sich nicht immer persönlich gegenübersitzen kann. Im Arbeitsalltag unterstützen Collaboration Tools dabei, die persönliche Kommunikation so gut es geht aufrecht zu erhalten - wenn auch digital, indem man ihre Video- oder Audio-Call Funktion nutzt.
Damit Unternehmen weiterhin konkurrenzfähig bleiben, dürfen sie sich den Veränderungen in der internen Kommunikation und der Art und Weise wie wir zusammenarbeiten nicht verschließen. Collaboration Tools können helfen, Distanzen zwischen Teammitgliedern zu überwinden, allerdings benötigt es für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit noch mehr, als eine passende Software. Es muss in den Köpfen aller Beteiligter das richtige Mindset geschaffen werden - sozusagen der richtige Nährboden - damit Kollaboration und Kommunikation zu langfristigem Erfolg führen.
