Workplace by Facebook

So funktioniert das Tool für Unternehmen

Freitag, 14. Oktober 2016
Facebook gab am Montag den offiziellen Start des Angebots "Workplace by Facebook" bekannt. Die Kommunikationsagentur Weber Shandwick hat das Tool als eines der ersten Unternehmen bereits in der Betaphase getestet. In ihrem Gastbeitrag für HORIZONT Online berichtet CEO Christiane Schulz von den Erfahrungen des Teams und erläutert, warum "Workplace by Facebook" weder das Intranet noch Slack ersetzt.

Laut der aktuellen Rising CCO Studie gehört die interne Kommunikation bzw. Mitarbeiter-Engagement für die meisten Unternehmen zu den wichtigsten Fokusthemen, um die es sich zu kümmern gilt. Ebenfalls ganz oben steht auch das Thema Digitalisierung. Diese zwei Punkte zusammen genommen sind klare Vorzeichen für die neue B2B-Plattform von Facebook. Zeit also für einen Reality-Check: Was kann Workplace leisten? Weber Shandwick gehörte zum Kreis der ersten Nutzer in der Betaphase. Dies ermöglichte schließlich rund 4.000 Mitarbeitern, die Plattform für interne Zwecke und die unserer Kunden zu testen.

Einfache Nutzung punktet

Workplace ist wie Facebook  - und Facebook nutzen schon sehr viele privat. Das Tool muss daher nicht groß erklärt werden und ist einfach in der Anwendung. Das sind erst einmal gute Grundvoraussetzungen dafür, dass es auch tatsächlich genutzt wird. Mit den bekannten Funktionen wie Profil, Chats, Newsfeed und den Gruppen ist das Tool damit von Beginn an einfach und intuitiv verständlich. Neue Kollegen müssen nicht aufwendig eingearbeitet werden und selbst ältere Kollegen, die bisher vielleicht noch nicht privat Facebook nutzen, finden sich leicht zurecht.

Mobil überall informiert

Natürlich wurden zu Beginn einige Stimmen laut, die um ihre Privatsphäre fürchteten. Doch ein völlig eigenständiger Work-Account mit eigener URL trennt das berufliche und private Facebook komplett. Dafür kann man sehr einfach zwischen den Profilen hin- und her wechseln. In der mobilen Version gibt es eigenständige Apps, die sich Mitarbeiter mit Zugang zu Workplace kostenfrei herunterladen können. Ähnlich wie in der privaten Version wird auch hier zwischen der eigentlichen App und dem Messenger, dem Work Chat, unterschieden. Er ermöglicht Gruppenchats, Anrufe und Video Calls inklusive Screen- und Programm-Sharing. Wünschenswert wären an dieser Stelle auch Gruppen-Video-Calls mit Share-Option. Dies würde virtuelle Meetings noch mehr erleichtern. Generell lässt sich aber festhalten, dass gerade die mobile Version die interne Kommunikation für all die Unternehmen erleichtert, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind. Oder aus Sicht des Mitarbeiters beschrieben: Es ist super einfach auch unterwegs auf dem Laufenden zu bleiben. Interne Information als Holschuld wird damit leicht gemacht.

Live und sehr persönlich kommunizieren

Einen steigenden Trend in der internen Kommunikation sehen wir bei der Live-Kommunikation. Daher war es naheliegend, dass unser Global CEO Andy Polansky als erster dabei war, als Facebook Live-Video ermöglichte. Informationen können auf diese Weise schnell mit anderen geteilt werden, bleiben aber nachhaltig auch erhalten und können stets abgerufen werden. So engaging diese persönliche Form der Interaktion mit Fragestellungen über die Kommentarfunktion als Live-Format auch ist, so muss man leider bei der Qualität Abstriche machen. Wer es hochwertig mag, der muss andere Live-Streaming-Formate oder Video-Optionen nutzen; jedoch sind diese natürlich nicht so einfach aufzusetzen wie bei Workplace: Hier ist es nur ein Knopfdruck. Für uns ist das Feature auf dem besten Weg, ein integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikationsstrategie zu werden.

Prima für dezentrale Gruppenarbeit

Das Workplace-Tool lebt von Gruppen. Die gesamte Kommunikation und Kollaboration funktioniert darüber. Diese Gruppen umfassen zum Beispiel Mitglieder eines Kundenteams, Standortes oder eines ganzen Landes. Ein Team, das über mehrere Standorte und/oder Länder verteilt ist, kann auf diese Weise viel einfacher zusammenarbeiten und E-Mail-Fluten mit Hilfe von Beiträgen und Kommentaren verringern. Die Gruppen können offen, geschlossen oder geheim sein.


Generell wird hier deutlich: Das Tool eignet sich besonders bei dezentralen, größeren Organisationen. Als global agierende Agentur arbeiten bei uns viele Kollegen über mehrere Standorte sowie Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg zusammen. Vor allem der globale Wissensaustausch profitiert davon massiv bei uns. Es war nie so einfach und effizient wie jetzt, 4.000 Kollegen nach etwas zu fragen oder globale Trends zu identifizieren.

Für eine transparente Mitarbeiterkultur sind alle Kollegen mit ihren Arbeitsprofilen sichtbar, besonders interessanten Profilen kann man folgen. Das heißt, man muss die Kollegen nicht erst umständlich als Freund hinzufügen und auf Bestätigung warten wie bei Workplace’s privatem Pendant. Gruppenbeiträge von Ex-Kollegen bleiben ebenso erhalten. Einziges Manko hier: Ehemalige Mitarbeiter bleiben gerne auch mal als Karteileichen erhalten und müssen manuell von einem Admin gelöscht werden. Facebook scheint hier auch keinen automatisierten Vorgang in naher Zukunft anzubieten.

Unternehmenskulturen werden sichtbar

Erfolgreich hat Workplace bereits Einzug in unsere eigene Unternehmenskultur gehalten. So organisieren wir etwa über die Events-Funktion deutschlandweite Aktionen wie eine Kuchenback-Challenge oder ein EM-Tippspiel, posten Fotos von Mitarbeiterfesten und teilen die kreativsten Mikrowellen-Lunch-Rezepte.

Fazit: einfach nutzbar – mit kleinen bis großen Herausforderungen

Workplace von Facebook ist eine einfache Plattform zum Wissensaustausch. Sie ist ein ergänzendes Mittel der internen Kommunikation und kann bei fokussierter Nutzung dabei helfen, volle E-Mail-Eingänge zu bereinigen. Das funktioniert jedoch nur, wenn man die E-Mail-Benachrichtigungen ausschaltet.


Das Tool lebt vor allem davon, wie stark und zu welchen Themen es von den Mitarbeitern genutzt wird. Dabei spielen Führungskräfte eine besondere Rolle, wenn es zu einem zentralen Tool der internen Kommunikation werden soll.  Hier gilt wie überall "Walk the talk": mit gutem Beispiel vorangehen, den Kanal aktiv nutzen und vor allem die E-Mail-Kommunikation reduzieren. Sind die Führungskräfte nicht dazu bereit, wird auch das Tool nicht zur gewünschten Verbesserung der internen Kommunikation beitragen können.

Meine Einschätzung ist, dass die Plattform durchaus für eine größere Rolle in internen Kommunikationsstrategien geeignet ist. Sie ersetzt bei uns jedoch aktuell weder das Intranet, das zentrale Dokumente und Übersichten zur Verfügung stellt, noch andere Projektmanagement-Tools wie etwa Slack. Ich bin jedoch davon überzeugt, dass sich die Nutzung der Plattform durch ihre Einfachheit und Intuition mit der Zeit verselbständigen wird und bestimmt gibt es eine Menge Features in der Facebook-Pipeline, die auch andere Tools perspektivisch ersetzen. Ganz wichtig aber: nicht einfach einführen und alle legen irgendwie los. Es muss wohl überlegt sein, welche Rolle das Tool in der Gesamtstrategie der internen Kommunikation spielen soll.

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