Remote Collaboration

Der Weg aus der Komfortzone

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© tjikko/unsplash
Claudia Widmann und Christian Stocker von Tjikko begleiten Teams und Unternehmen auf ihrem Weg zu bestmöglicher Kollaboration. Aus aktuellem Anlass haben wir die beiden gebeten, ihre Konzepte zum Thema Remote-Collaboration aufzuzeichnen. Entstanden ist eine vierteilige Serie. Folge 3: Wie finden Teams raus aus der Komfortzone und rein in effizientes Arbeiten?

Hangouts laden zum Rumhängen ein

Wieso verbringen Teams so viel Zeit mit Prozess-Diskussionen? Warum verbringen sie mehr Zeit in Hangouts und Zoom Meetings, als im Task Management Tool, wo es doch mehr als genug Arbeit gibt? Wieso werden die Tasks nicht erledigt, obwohl das Team es offenbar gut miteinander hat? Haben sie es vielleicht zu gut miteinander? Muss ihnen mal jemand eine klare Ansage machen?

Harmonie gefährdet die Effizienz

Eine Gruppe hat den Schritt zum Team erfolgreich gemeistert! Die Basis für ein erfolgreiches Team ist gelegt, nun fehlt ihm aber noch die versprochene Effizienz. Darum dreht sich die Phase 3 der Gruppenentwicklung: Struktur und Vertrauen, die sich schliesslich durch High Performance Kollaboration auszahlen wird. Das Team hat in Folge 2 gelernt, wie es Konflikte zielorientiert auflösen kann. Diese neue Harmonie will es mit Hilfe breit abgestützter Entscheidungen unbedingt erhalten. Die Zusammenarbeit fühlt sich gerade so gut an, dass man die Zeit lieber in die Teamstruktur und Prozesse investiert, als die eigentlichen Aufgaben anzugehen. Gerade wenn der Puls der Mitstreiter*innen aufgrund fehlender räumlicher Nähe schwer zu fühlen ist, kann dieses Streben nach Harmonie zu unglaublich ineffizienten Abläufen führen.

Die Energie auf die Arbeit lenken

Die Aufgabe besteht nun darin, die Struktur- und Prozess-Diskussion effizient zu gestalten und die Energie des Teams schrittweise auf die Arbeit zu lenken. Je umfassender und verständnisvoller diese Aufgabe angegangen wird, umso nachhaltiger ihr Effekt. Ungeeignet dafür sind Massnahmen wie Bomben platzen lassen oder aufrüttelnde Ansprachen halten. Beides eignet sich nur schon wegen des virtuellen Settings der Zusammenarbeit schlecht. Zudem ist der Zusammenhalt innerhalb des Teams mit grosser Wahrscheinlichkeit bereits höher, als die persönliche Verbindung zum verantwortlichen Leader. Wenn man jetzt auf «Bad Cop» macht, verspielt man das zuvor mühsam aufgebaute Vertrauen und wirft so das ganze Team unnötig zurück.Drei Meetingformate für eine bessere TeameffizienzWie also die Gruppen-Energie auf die Arbeit lenken, ohne von der Gruppe selbst als «Bad Cop» ausgeschlossen zu werden? Es gibt dafür drei Formaten aus der agilen Arbeitsweise, die sich für den Einsatz in der Remote Zusammenarbeit bewährt haben:


(Remote) Team Canvas: Man startet mit einer Team Canvas Session. Dabei fokussiert man auf die Kern-Themen: Persönliche und gemeinsame Ziele. Prioritäten. Individuelle Stärken und Erfahrungen. Aktivitäten und Kommunikation, inklusive Meetings und Kollaborationstools für Remote Teams. Werte und Verhaltensweisen. Gemeinsamer Purpose. Eine solche Session dauert typischerweise 2 bis maximal 4 Stunden. Die Rolle des Leaders ist es, die Session zu moderieren, wobei die Gruppe die Regeln definiert. Wichtig dabei: Der Prototypenmindset. Der erste Wurf des Team Canvas gilt bis zur nächsten Retro, dann unterhält man sich darüber und nimmt Justierungen vor.

Retrospektive: Alle 2 bis 3 Wochen trifft man sich, um die  Zusammenarbeit als Team zu reflektieren. Zwischen den Retros sammelt das Team Inputs, die während der Retro gemeinsam besprochen werden. Justierungen am Prozess oder der Zusammenarbeit werden gemeinsam beschlossen und gelten wiederum bis zur nächsten Retro.


Daily StandUps: Täglich 5 bis 15 Minuten StandUps zur Planung des Tages. Hier wird ausschliesslich über Tasks gesprochen und maximal fokussiert auf das, was das Team im Verlauf des anstehenden Arbeitstages gemeinsam erreichen will. Zusammenarbeit Themen werden konsequent parkiert und in der nächsten Retro im Team besprochen.

Demnächst die nächte und letzte Folge 4: "Das Team im Fow erleben"



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