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Acht Tipps für die Webkonferenz

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Online-Meetings sind derzeit der Hit in der Arbeitswelt
© Gotomeeting/Screenshot
Online-Meetings sind derzeit der Hit in der Arbeitswelt
Seit fast vier Wochen befindet sich die Wirtschaft im Ausnahmezustand. Büros und Geschäfte sind geschlossen, ein Grossteil der Mitarbeiter im Home Office, unendlich viele Video- und Telefonkonferenzen zur Abstimmung. Doch häufig werden die Calls als ineffizient empfunden. Wie sich das vermeiden lässt, erklärt Frank Waible. Der Organisationsentwickler und Coach ist Teil von ConnectingPeople, einem Berater-Netzwerk, das auf Veränderungsmanagement spezialisiert und auch in der Schweiz aktiv ist.
Die Corona-Krise verändert die Zusammenarbeit von Mitarbeitern an vielen Stellen. Der kurze Austausch in der Teeküche oder auf dem Flur, das spontane fünf Minuten Brainstorming in der Innovationsecke fällt genauso weg, wie die Plauderei beim Mittagessen. Stattdessen finden viele Videokonferenzen statt, häufig zwischen Zahlenanalysen, Briefings, To-do-Listen abarbeiten, Kinder bespassen oder für die betagten Eltern einkaufen.
Frank Waible ist Mitglied im Beraternetzwerk ConnectingPeople
© Frank Waible
Frank Waible ist Mitglied im Beraternetzwerk ConnectingPeople
Für Mitarbeiter und Führungskräfte ist das alles herausfordernd. Zumal viele der Prozesse, die ein virtuelles Arbeiten mit sich bringen, nicht geübt sind. "Viele Mitarbeiter und Führungskräfte mussten von heute auf morgen ihre Arbeitsweise umstellen", sagt Frank Waible. Das bringt zahlreiche Probleme mit sich. Der Organisationsentwickler, Coach und Spezialist für Onlinemeetings beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit dem Veränderungsmanagement und gehört zu ConnectingPeople. Das Beraternetzwerk begleitet Unternehmen unter anderem in der Schweiz und in Deutschland bei Changeprozessen und Teamentwicklungen.  Für HORIZONT Swiss hat er acht einfache Punkte zusammengetragen, die Organisationen helfen können, ihre Meetings per Telefon und Web effizienter zu gestalten.



 
  1. Ruhig bleiben, es sind alle in derselben Situation und jeder hat Verständnis, wenn online nicht gleich alles funktioniert.
  2. Starten Sie in Besprechungen mit "Small-Talk", ähnlich, wie im Büro, wenn Sie zur Tür reinkommen und sich noch mit dem ein oder anderen Kollegen unterhalten. Online können Sie reihum (Teilnehmerliste von oben nach unten) gehen und jeder beantworte kurz dieselbe Frage: Beispielsweise: Was war das Spannenste, das ich in den letzten Tagen erlebt habe? Oder mehr geschäftlich zum Besprechungsthema passend: Was war im Projekt mein Highlight seit dem letzten Telefonat?
  3. Sprechen Sie jeden Teilnehmer im Telefonat mit Namen an. Da online der direkte Blickkontakt fehlt und nicht erkannt wird, wer gemeint ist.
  4. Wenn sich die Teilnehmer erstmals zu einem neuen Projekt zusammenfinden, nennen Sie immer vorab Ihren Namen, wenn Sie anfangen zu sprechen. Nicht jeder kennt Ihre Stimme.
  5. Teilen Sie Ihr Videobild. Es erzeugt mehr Verbindlichkeit und Zugehörigkeit bei allen Teilnehmern, egal ob Sie sich kennen.
  6. Teilen Sie bei gemeinschaftlichen Arbeiten Ihren Bildschirm, z.B. beim Brain-Storming/Writing und schreiben Sie als Moderation z.B. in Word/One-Note für die Kollegen mit, so als ob Sie auf ein Flip-Chat schreiben.
  7. Überlegen Sie, was Sie den Teilnehmern unterbewusst von Ihrem Zuhause zeigen. Welchen Hintergrund sollen/können die Teilnehmer sehen.
  8. Sprechen Sie sequenziell, nacheinander
 

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