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Briefversand der Zukunft – Kunden immer und überall erreichen

„Digitale Kopie“ heißt ein neues Angebot der Deutschen Post. Damit können Unternehmen ihre klassischen Briefe parallel auch digital verschicken – sicher und datenschutzkonform. Die Kombination der Kommunikationskanäle bringt den Empfängern mehr Convenience. Und auch Unternehmen profitieren, indem sie den Service für ihre Kunden verbessern.
von Raoul Fischer, StoryWorks Dienstag, 06. April 2021
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Smartphone, Tablet & Co. verändern unsere Gewohnheiten. Informationen und Dokumente stehen überall und jederzeit zur Verfügung – 24/7. Laut Digitalisierungsstudie 2020 haben 27 Prozent der 14- bis 82-Jährigen in Deutschland ihre mobilen Endgeräte so eingestellt, dass sie zum Beispiel eine E-Mail sofort per Push-Nachricht angezeigt bekommen. Weitere 25 Prozent checken ihre E-Mails mindestens einmal pro Stunde. 41 Prozent schauen auch regelmäßig in ihre Social-Media-Profile, ob es neue Nachrichten gibt. Immer auf dem Laufenden zu sein, ist äußert wichtig.


Die Mehrheit möchte bei der Post nicht physisch oder digital, sondern beides

Wir haben uns daran gewöhnt, alles schnell und unkompliziert zur Hand zu haben, nicht mehr lange warten zu müssen. Und diese Erwartung wird zunehmend auch auf den klassischen Brief übertragen: Menschen wollen möglichst schnell und von überall aus checken können, welchen Inhalt sie zugeschickt bekommen. Die Verbraucher wollen jegliche Geschäftskommunikation – und das von allen ihren Anbietern – übersichtlich über einen Touchpoint einsehen können. Dabei hat die Mehrheit den Wunsch, bei der Briefkommunikation nicht physisch oder digital entscheiden zu müssen, sondern beide Optionen zu haben“, erklärt Jan Oetjen, CEO 1&1 Mail & Media Applications SE. Mit der Zusammenarbeit der Deutschen Post und den 1&1-Töchtern GMX und Web.de geht das auch: Die Digitale Kopie gibt User*innen die Möglichkeit, noch vor dem Empfang den Inhalt zu kennen. Und das bietet Unternehmen wie Konsument*innen echte Vorteile.

Schon heute können die über 35 Millionen Nutzerinnen und Nutzer eines Postfachs bei Web.de oder GMX sich eine Briefankündigung kostenlos per E-Mail zuschicken lassen. Ein Foto des Umschlags – und der Empfänger weiß, welcher Brief ankommt. Der Service Digitale Kopie geht einen Schritt weiter. Ab jetzt bekommen die Empfänger*innen auf Wunsch auch die Sendungsinhalte zugestellt. Im Prinzip funktioniert das ganz einfach: Die Geschäftskunden (Versender) übertragen ein PDF-Dokument mit dem Inhalt des Briefes als Digitale Kopie an die Deutsche Post. Die schickt den Empfänger*innen die Digitale Kopie parallel per E-Mail zu, während der eigentliche Brief postalisch zugestellt wird. Ein Service, der für Sender wie Empfänger kostenlos ist. Versender schließen dazu mit der Deutschen Post eine Vereinbarung, Empfänger beauftragen die Post über das jeweilige E-Mail-Portal.


Unternehmen bietet der Service einige Vorteile

Das heißt: Unternehmen, Behörden sowie Verbände und Vereine können Briefe parallel zum physischen Versand auch digital zustellen lassen. „Dank der Digitalen Kopie schließen Unternehmen und Behörden digital an die große Mehrheit der Bürgerinnen und Bürger an und unterstützen bei der Transformation von physisch zu digital“, sagt Ole Nordhoff, CMO Post & Paket Deutschland bei der Deutschen Post. "Die Wirtschaft wird digitaler, das sehen wir in allen Bereichen. Der Brief ist sozusagen die letzte Instanz in dieser Entwicklung", sagt Roland Dathe, Sprecher der Initiative D21 dem Online-Magazin Stimme.de.

Unternehmen, Behörden, Verbänden sowie Vereinen bietet die Digitale Kopie die Möglichkeit, den Empfänger*innen ein rechtsverbindliches physisches Dokument zuzuschicken, den Inhalt aber frühzeitig digital zur Verfügung zuzustellen – und das komplett DSGVO-konform. Die Kombination der Kommunikationskanäle für Geschäftspost, Behördenschreiben oder andere Dokumente bietet die Sicherheit des klassischen Briefs mit der Convenience digitaler Kommunikation. Damit nutzen Unternehmen eine echte Chance, denn:


Die Digitale Kopie stärkt auch die Kundenbindung

Aber auch die Empfänger*innen profitieren: Sie bekommen einen Überblick über die Post, die zu ihnen unterwegs ist. Zudem können sie die Dokumente auf mobilen Geräten wie dem Tablet oder einem Smartphone empfangen, lesen und digital ablegen – ob zuhause oder unterwegs. Das erleichtert das Handling enorm. Die Post lässt sich digital weiterverarbeiten, weiterleiten oder direkt beantworten. Und: durch die digitale Ablage können Empfängerinnen und Empfänger jederzeit und überall auf die Unterlagen zugreifen.

Alles ist immer zur Hand – genau das, was die Menschen heute erwarten. Und weil die Digitale Kopie ein Bedürfnis der Konsument*innen adressiert, profitieren zum Beispiel Unternehmen, die den Service nutzen noch auf einer weiteren Ebene. Sie stärken die Bindung an ihre Kunden, weil sie ihnen einen Extra-Service bieten. Und positionieren sich als fortschrittliche Company, die ihre Kommunikation digitalisiert. Ganz kostenlos.

Mehr zu diesem Thema finden Sie unter: deutschepost.de/digitalekopie

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