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Content-Workflow für Marketing-Teams im Home-Office: häufige Herausforderungen und wie Sie sie bewältigen

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Teams, die im Home-Office gemeinsam an Content arbeiten, sind mit speziellen Herausforderungen konfrontiert. Ob beim Überprüfen der Inhalte oder der Kommunikation zwischendurch: wenn die Teammitglieder an verschiedenen Orten sitzen, kommt es schnell zu Missverständnissen und Unklarheiten. Beides verzögert Arbeitsabläufe und beeinträchtigt das Ergebnis. Umso wichtiger sind transparente und klar definierte Workflows. Hier geben wir Ihnen Tipps, wie Sie reibungslose Arbeitsprozesse sicherstellen und die größten Herausforderungen, mit denen Marketing-Teams im Home-Office konfrontiert sind, meistern.
Review- und Freigabeprozesse online durchführen

Die erste Herausforderung lautet: Im Home-Office läuft der komplette Review- und Freigabe-Prozess für alle dort konzipierten Inhalte (beispielsweise Produktvideos, Präsentationen oder Blog-Artikel) online ab. Diskussionen über E-Mail ufern jedoch erfahrungsgemäß aus, ohne dass ein relevantes Feedback erfolgt. Zudem lässt sich schwer sicherstellen, dass ein Team stets an der aktuellsten Version arbeitet.


Die Lösung: Hier gilt es, einen Feedbackprozess zu definieren, der klar regelt, wer wann welchen Inhalt prüft und freigibt. Content-Review-Software wie Filestage hilft, diesen Prozess online abzubilden und das Feedback an einem Ort zu bündeln.


Transparenz bei Projekten sicherstellen

Die Herausforderung heißt in diesem Fall: Bei der Arbeit im Home-Office passiert es häufig, dass wichtige Informationen über Projekte in einer E-Mail verschwinden. Dadurch ist es oft schwierig, schnell nachzuvollziehen, welchen Status Content-Projekte haben, und wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet.
 
Hier sind Software-Lösungen gefragt: Eigens für diese Fälle entwickelte Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello schaffen Abhilfe. Sie ermöglichen es, Aufgaben zu organisieren. Die Marketing-Kollaborationssoftware Filestage etwa hilft, Dateien gemeinsam transparent zu besprechen. So lassen sich Prozesse und Entscheidungen klar und für jeden einsehbar online abbilden.
 
Kommunikation im Home-Office effizient gestalten

Die Situation kennt jeder: Während der Arbeit im traditionellen Büro verständigt man sich über Arbeitsschritte oft nebenbei. So werden Deadlines am Schreibtisch eines Kollegen besprochen. Oder Mitarbeiter holen sich Informationen über das neue Briefing beim gemeinsamen Mittagessen. Im Home-Office dagegen arbeitet jeder für sich und ist auf digitale Kommunikationswege angewiesen. Doch endlose E-Mail-Threads, um Kleinigkeiten zu besprechen, sind wenig effizient.
 
Die Lösung lautet: Um Missverständnisse auszuschließen, sollten klare Richtlinien für die Kommunikation der Teams im Home-Office etabliert werden. Es ist wichtig, recht deutlich über Home-Office-Regeln zu sprechen. Folgende Tipps helfen dabei: Eine Meeting-Struktur sollte klar definiert sein, und jeder sollte sich an Meeting-Best-Practices halten. Vor allem muss festgelegt werden, welche Tools für welche Art von Kommunikation benutzt werden (Videokonferenz-Software für Meetings, Chat-Software für private und Team-Nachrichten et cetera). Wichtig ist, dass ein Team trotz der räumlichen Trennung im Kontakt bleibt. Virtuelle Teambuilding-Maßnahmen können dabei helfen.
 
Weitere Informationen finden sich unter:
 
Optimaler Content Workflow – Schritt für Schritt
Wie sieht der optimale Content-Workflow für ein Marketing-Team aus, das im Home-Office arbeitet? Dies lässt sich präzise erklären und soll hier beispielhaft anhand der Konzeption eines Marketingvideos für ein neues Produkt aufgezeigt werden – Schritt für Schritt.

Erstens: Brainstorming

Und das heißt konkret: Das Team sammelt Ideen – in diesem exemplarischen Fall für ein Produktvideo. Dabei ist es wichtig, Wege zu finden, um online effektiv Brainstorming zu betreiben.
Home-Office-Tipp: Mind-Mapping-Software oder ein digitales Moodboard lassen sich nutzen, um Ideen zu sammeln und während einer Videokonferenz (oder asynchron im Chat) festzuhalten.

Zweitens: Kreativbriefing

Die besten Ideen werden identifiziert und in einem solchen Kreativbriefing dargelegt. Dabei kann es sich um eine Word- oder eine Powerpoint-Datei handeln. Alternativ können diese Vorlagen genutzt werden.
Home-Office-Tipp: Das Feedback von allen wichtigen Stakeholdern für Ihr Kreativbriefing ist wichtig. Schließlich ist es die Basis für das spätere Produktvideo. Dazu lassen sich Content-Review-Tools wie Filestage nutzen, um das Briefing hochzuladen und gemeinsam zu überprüfen und zu verbessern.

Drittens: Kickoff-Meeting

Auch hier gilt: Regeln schaffen Vertrauen. Das Kickoff-Meeting hat zum Ziel, mit allen Projektmitgliedern den Ablauf der Produktvideo-Produktion zu planen und Aufgaben zuzuweisen. Bei Teams, die im Home-Office arbeiten, handelt es sich um ein Online-Meeting, welches einen Moderator beziehungsweise Owner hat, und zudem eine klare Agenda sowie einen festen Zeitplan haben sollte.
Home-Office-Tipp: Projektmanagementsoftware lässt sich nutzen, um das Content-Projekt online aufzusetzen und alle Aufgaben während und nach dem Kickoff-Meeting zuzuweisen.

Viertens: Content erstellen

Alle Projektmitglieder wissen nach dem Kickoff Bescheid darüber, woran sie arbeiten werden. Bei einem Produktvideo stehen die folgenden Schritte an: Zunächst das Drehbuch und Storyboarding abfassen, dann Voice-Over-Aufnahmen machen. Zudem Musik, Illustrationen und Animationen sowie Sound-Design entwickeln. Wichtig ist, dass transparent wird, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie der aktuelle Stand ist. Deshalb sollte darauf geachtet werden, in Kontakt zu bleiben.
Home-Office-Tipp: Für kurze Nachrichten ist Chat-Software wie Slack oder Microsoft Teams praktisch und hilfreich. Zusätzlich bieten sich tägliche Standup-Meetings an, in denen Teammitglieder kurze Status-Updates in der Chat-Software oder per Videokonferenz teilen. Die Antworten auf die folgenden Fragen liefern dafür einen guten Ausgangspunkt:
  • Was wurde gestern geschafft?
  • Was haben wir heute vor?
  • Gibt es Blocker, die das Team beeinträchtigen?

Fünftens: Content-Review und Freigabe

Sobald Content erstellt ist, wird er von Kollegen überprüft und freigegeben. Teams, die im Home-Office arbeiten, müssen dazu auf digitale Werkzeuge zurückgreifen. Sehr häufig wird Feedback per E-Mail diskutiert. Dadurch entstehen schnell lange E-Mail-Threads, in denen relevantes Feedback verschwindet und falsche Datei-Versionen überprüft werden.

Home-Office-Tipp: Teams sollten eine Content-Review-Software wie Filestage nutzen, um Feedback für alle Arten von Content an einem Ort zu bündeln und dafür zu sorgen, dass alle Projektmitglieder an der richtigen Dateiversion arbeiten.

Sechstens: Content-Archivierung

Nachdem der Content fertiggestellt wurde, ist es wichtig, dass die Archivierung transparent geregelt wird. Vor allem in Teams, die im Home-Office arbeiten, ist es essenziell, klare Ordner- und Ablagestrukturen festzulegen, damit der Content später wiedergefunden wird.
Home-Office-Tipp: Erst die Ablage-Abläufe festlegen, dann die Ordner in einem Cloud-Storage-System wie Google Drive oder Ihrer Content-Review-Software anlegen, um Dateien dort geordnet zu archivieren. Auf diese Weise haben alle Beteiligten schnell Zugriff auf die Daten und wissen, wo sie suchen müssen.
 
Klar definierter Content-Workflow erleichtert die Arbeit
Zusammenfassend lässt sich sagen: Marketing-Teams, die im Home-Office arbeiten, müssen einige Herausforderungen meistern. Doch glücklicherweise gibt es Online-Tools, die dabei helfen.
Eine Voraussetzung allerdings bleibt: Der Content-Workflow muss klar definiert sein. Anschließend lässt sich evaluieren, welche Software passend ist und die Arbeitsprozesse vereinfacht. Auf diese Art klappt die Zusammenarbeit. Und der Workflow für produktives Arbeiten im Home-Office kommt in Gang. Unabhängig vom Ort.
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