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Das Coronavirus behindert den Arbeitsalltag

Gerd Altmann auf Pixabay

Coronakrise

So rüstet sich eine Agentur für den Ernstfall

Das Coronavirus behindert den Arbeitsalltag

Die Coronakrise stellt in diesen Tagen viele Unternehmen auf die Probe - auch Agenturen. Rolf Kosakowski, der Geschäftsführer von KB&B, hat mit seiner Agentur bereits in den Krisenmodus geschaltet. Was das genau bedeutet und welche Maßnahmen Agenturen jetzt unternehmen sollten, erklärt er in seinem Gastbeitrag für HORIZONT Online.

von Rolf Kosakowski, KB&B Mittwoch, 18. März 2020

Zunehmend wird unsere Wirtschaft von den Folgen des sich ausbreitenden Coronavirus beeinflusst. Veranstaltungen werden abgesagt, Projekte verschoben und Budgets auf Eis gelegt. Auch ich mache mir langsam Sorgen – und zwar nicht nur als Bürger einer Großstadt und Familienvater, sondern auch als Agenturchef. Denn es greift die Sorgfaltspflicht gegenüber meinen Mitarbeiter*innen!

Auf den ersten Blick geht es natürlich um die Gesundheit und darum, das Infektionsrisiko so gering wie möglich zu halten. Der tägliche Gang ins Büro und der Kontakt unter den Mitarbeiter*innen ist zum Problem geworden, deshalb schalten wir um in einen Krisenmodus und arbeiten aus dem Home Office heraus. Und auf den zweiten Blick: Wir arbeiten natürlich trotzdem weiter. Denn auch das liegt in meinem Verantwortungsbereich. Die Arbeit an den aktuellen Projekten muss weitergehen und die Gehälter gezahlt werden. Damit wir im Ernstfall nicht handlungsunfähig sind, haben wir Vorkehrungen getroffen, die unsere Produktivität sichern.

Standup Meetings zum Krisenstab umfunktionieren

Statt einfach nur abzuwarten und auf das Beste zu hoffen, sollten sich Unternehmen schon frühzeitig auf einen Ernstfall einstellen. Das bedeutet konkret: Nachdenken und Maßnahmen definieren, solange man noch einen klaren Kopf und ausreichend Zeit zum Entscheiden hat.

Team-Meetings sollten deshalb nicht nur für das business-as-usual genutzt werden, sondern auch dafür, um verschiedene Szenarien zu durchdenken. Was passiert wenn ...? Nur, wenn die Maßnahmen mit allen Mitarbeiter*innen besprochen und diskutiert wurde, können sie am Ende auch funktionieren.

Klare Regeln aufstellen

Home Office ist kein Modell, mit dem alle gleich gut zurecht kommen. Deshalb sollten Unternehmen klare Regeln bezüglich der Arbeitszeit aufstellen. Nicht, um Mitarbeiter*innen zu kontrollieren, sondern, im Gegenteil, um sie vor zu viel Arbeit zu schützen.

Klare Regeln bezüglich der Kommunikation und für das team-interne Feedback sind ebenso wichtig. Ein Kopfnicken, welches man im Büro gesehen hätte, ist plötzlich unsichtbar. Ein einfaches "ja" kann schnell missverstanden werden. Deshalb muss Kommunikation dann ausdrücklicher sein als sonst, auf Nummer sicher gehen und möglichst keinen Raum für Interpretation lassen.

„Home Office ist kein Modell, mit dem alle gleich gut zurecht kommen.“

Rolf Kosakowski

Technisch aufrüsten

Wer das nicht schon vorher gemacht hat, der sollte nun schleunigst über die eigene technische Ausstattung nachdenken und gegebenenfalls aufrüsten. Das kann bedeuten, dass kurzfristig Investitionen in ein neues Videokonferenz-System anstehen, damit auch mehrere Personen, die gemeinsam in einem Konferenzraum sitzen, gleichzeitig an einem Termin teilnehmen können. Und zwar ohne Köpfe, die nur halb oder gar nicht im Bild sind. Technische Zugänge, beispielsweise VPNs, aber auch die entsprechende Infrastruktur der Server für das dezentrale Arbeiten werden Wohl oder Übel einem Stresstest unterzogen. Und schon mit wenigen Maßnahmen kann man dann Schwachstellen ausbessern, die bisher unsichtbar – weil schlicht nicht erfolgskritisch – waren.

Und natürlich: Tools, Tools, Tools

Unternehmen, die dezentral oder schon länger mit flexiblen Arbeitsplatz-Modellen arbeiten, werden an dieser Stelle einen Schritt voraus sein. Denn sie haben bereits Teile der Interaktion, die es früher nur in einem gemeinsamen Büro gab, digital abgebildet. Slack bietet sich für die Kommunikation an, schriftlich oder via Video, und lässt mit Emojis und Gifs auch Platz für die etwas lockereren Gespräche. Trello ist nützlich, um projektbezogene Aufgaben übersichtlich darzustellen, zu besprechen und abzuarbeiten. Für das Projekt- und Zeitmanagement stehen Asana und Timely zur Verfügung. Daneben gibt es natürlich auch eigene Tools, wie unsere online-basierte Agentursoftware HQ, die alle kunden- und jobbezogenen Prozesse inkl. Notizen, Aufgabenzuweisungen und ortsunabhängigen Zeiterfassung für die Projektarbeit abdeckt.

Für Video-Call stehen Skype for Business, Google Meet, Zoom, Hangouts oder das schon erwähnte Slack Video zur Verfügung. Praktisch sind hier die Services mit einem integrierten Screensharing, um kollaboratives Arbeiten nahtlos zu ermöglichen. Und zusätzlich, das mag vielleicht komisch klingen, es gibt immer noch Telefone. Statt lange zu tippen, einfach mal zum Hörer greifen!

Stichwort Workaround: Nicht immer klappt alles auf Anhieb. Manchmal muss man Tools miteinander kombinieren, um eine gute Lösung zu finden. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Telefonate per Video geführt werden. Wenn die Verbindung zu schwach ist, dann kann man die Tonspur zusätzlich über das Telefon abbilden. Wenn das Teilen des Bildschirms nicht funktioniert, dann wirkt etwas mehr Moderation wahre Wunder.

Ich bin sicher, dass durch den Corona-Schock ein Ruck durch alle Büros gehen wird. Dass dieses Ereignis, so bedrohlich es auch ist, am Ende auch ein Katalysator für die Digitalisierung unserer Arbeitswelt sein wird. Die Maßnahmen, die schon länger bestehen, werden auf die Probe gestellt und auf Praktikabilität getestet. Gleichzeitig werden Schwachstellen und Potenziale sichtbar, es werden Sofortmaßnahmen ergriffen. Durch Corona wird aus einem "vielleicht irgendwann mal" ein "jetzt". Und deshalb bin ich zuversichtlich, dass diese Situation auch positive Auswirkungen haben wird.