Kanban

5 Tipps, wie Agenturen ihre Arbeitsprozesse mit der Projekt-Methode optimieren können

Mittwoch, 15. Juli 2015
Agentur-Mitarbeiter stehen meistens ganz schön unter Druck. Die Kunden stellen hohe Ansprüche und erwarten flexible Lösungen. Und knappe Deadlines sind nicht die Ausnahme, sondern eher die Regel. Basilicom-Gründer Arndt Kühne, der vor fünf Jahren die Projekt-Methode Kanban in seiner Berliner Online-Agentur einführte, gibt fünf Tipps, wie Agenturen ihren Alltag mit Kanban optimieren und gleichzeitig jedem einzelnen Mitarbeiter mehr Gestaltungsspielraum geben können. 

1. Nach Lösungsansätzen suchen: Agile Projektsteuerungen zur Effizienzerhöhung 

In klassischen Projekt- und Teamstrukturen können einzelne Mitarbeiter schnell überlastet sein, da keine Rücksicht darauf genommen wird, wie viele Aufgaben jeder einzelne beziehungsweise das Team im Allgemeinen abarbeiten kann. Stattdessen werden den Mitarbeitern immer neue Aufgaben auferlegt, was zu chaotischen Zuständen und Frust führt. Einen Ausweg bietet die agile Projektsteuerung. Hinter dem Begriff „agil“ steckt die Idee, ein Projekt Schritt für Schritt mit einem sich selbst organisierenden, interdisziplinären Team zu entwickeln. Darüber hinaus ist die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig anfallen, explizit beschränkt. Ein Mitarbeiter kann so eine einzelne Aufgabe konzentriert bearbeiten. Zudem fallen Reibungsverluste für ständige, neue Einarbeitung weg. Das Erfolgsgeheimnis dieser Methode: Arbeitsprozesse werden transparenter, für die Mitarbeiter selbstbestimmter und dadurch schneller und nahtlos. Vor allem Scrum, Kanban und Mischformen sind in der Softwareentwicklung seit langem etabliert. 

2. Vergleich Scrum und Kanban: Die passende Projektmethode finden

Im Vergleich zu Scrum ist Kanban noch flexibler, da die Methodik keinen starren Ablauf vorgibt. Scrum ist ein besonders beliebter agiler Prozess für Softwareentwicklung und Projektmanagement, bei dem durch klare Rollenverteilung sichergestellt wird, dass alle aktuell anstehenden Aufgaben in den unterschiedlichen Teams reibungslos funktionieren. Hierbei sorgt der Scrum Master für die nötige Koordination und Ordnung im dynamischen Prozess, achtet darauf, dass Regeln befolgt werden und hält dem Team so den Rücken frei.


Bei Kanban hingegen handelt es sich um eine Methode, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss sicherstellt und sich vor allem für wiederkehrende Aufgaben eignet. Bestehende Prozesse werden in kleinen Schritten verbessert, wodurch das Risiko für jede einzelne Maßnahme reduziert wird. Ziel von Kanban ist es, bei jedem Prozess das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Im Agenturgeschäft werden diese Methoden bisher jedoch kaum eingesetzt. 

3. Das Pull-Prinzip verinnerlichen: Erstellung des Kanban-Projektplans

„Kanban“ ist japanisch und bedeutet so viel wie „Karte“. Diese Projekt-Methode basiert auf dem sogenannten Pull-Prinzip, bei dem der Vorgesetzte die Projektaufgaben nicht verteilt (push), sondern die Teammitglieder sich selbstständig ihre Arbeit einholen (pull). Bei Basilicom sorgte das Pull-Prinzip dafür, dass das Team in Ruhe arbeiten konnte, da eine klare Visualisierung der anstehenden Aufgaben erfolgt und eine Priorisierung im täglichen Standup geschieht. So weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgaben als nächstes zu erledigen sind, ohne dass dafür eine Rücksprache mit dem Projektleiter erfolgen muss. Für Kunden ist dies von Vorteil, da das jeweilige Projekt effizienter bearbeitet und die Arbeitsweise transparenter wird. Kanban hilft dabei, Aufträge schneller und erfolgreicher abzuwickeln, als dies mit einem herkömmlichen Projektmanagement möglich ist. 

4. Projekte visualisieren: Aufsetzen des Kanban-Boards

Mit Hilfe eines Boards, das in Zeilen und Spalten aufgeteilt ist, visualisiert das Team die anstehenden Projekte und Aufgaben. Basilicom nutzt farbige Karteikarten oder Haftnotizen, die den jeweiligen Status der Aufgabe zusätzlich verdeutlichen. Diese unterscheiden sich in Kundenaufträge, interne Projekte, Testing und Violations. Alle Aufgaben wandern dabei über die Spalten, die jeweils einzelne Arbeitsschritte darstellen, bis das Projekt abgeschlossen ist. 

K
urze morgendliche Standups verschaffen allen Beteiligten einen genauen Überblick über den Status Quo. Wichtig ist dabei, dass Mitarbeiter an diesen Meetings teilnehmen, die eine Priorisierung der Aufgaben vornehmen können. Gleichzeitig zeigen diese Meetings Aufgaben auf, die möglicherweise zu viel Zeit in Anspruch nehmen und somit den restlichen Arbeits-Flow behindern, also ‚Violations‘ darstellen. Als Violation gelten Störungen, die den Standard-Workflow unterbrechen, beispielsweise Supportanfragen eines Kunden, die Mitarbeiter beantworten müssen und die vorher über Kanban nicht abgebildet waren. Zum anderen verdeutlichen die Meetings, wo noch Verbesserungspotential ist. Dabei können nicht nur interne Faktoren, sondern auch externe Einflüsse, wie die Verschiebung von Deadlines oder neue Mediapläne für eine Störung sorgen. Daher sind diese Faktoren unbedingt bei der Anlegung des Kanban-Boards zu beachten. 

5. Fokussiertes und priorisiertes Arbeiten: Arbeitsabläufe langfristig optimieren

Für die Kanban-Methode spricht insbesondere, dass von der Push- auf die Pull-Methode umgestellt werden kann und ein fokussiertes Arbeiten an den Tasks möglich ist. Auch neue Mitarbeiter finden sich nach einer Erklärung des Prinzips schnell in die Methode ein und benötigen somit eine kürzere Einarbeitungszeit. Bei der Einführung ist es wichtig, in den ersten Wochen zunächst nur die aktuellen Prozesse 1:1 am Board abzubilden und so den Status Quo sichtbar zu machen. Erst danach sollten die Prozesse und das Board Schritt für Schritt optimiert werden. Der Entscheider stellt sicher, dass sowohl ein einheitlicher Weg, als auch die Priorisierung eingehalten werden, um Team, Management und Kunden langfristig zum Erfolg zu führen. Nur so kann es gelingen, sowohl die Mitarbeiter glücklich, als auch die Kunden zufrieden zu stellen. 

Fazit

Kanban ist vor allem für Prozesse geeignet, die schnellen und unerwarteten Einflüssen ausgesetzt sind. Anfragen des Kunden können bearbeitet werden, ohne dass das komplette Projekt beeinflusst wird. Kanban fördert darüber hinaus die Transparenz gegenüber den Kunden sowie die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, ist Ressourcen-effizient und arbeitnehmerfreundlich. 


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